Meuselwitz und das Digitalisierungsprojekt der Stadtverwaltung oder - Über 150 Jahre altes Rathaus und Digitalisierung geht das?

Die Stadtverwaltung Meuselwitz hat im März dieses Jahres ihr langfristig vorbereitetes Digitalisierungsprojekt im Stadtbild prägenden gotischen Rathaus begonnen.

Unter den Gesichtspunkten einer langen Nutzbarkeit, einer stetigen Datenverfügbarkeit, der strengen Anforderungen des Datenschutzes und der Nachhaltigkeit hat die Stadtverwaltung abgewogen, eine erweiterbare Serverlandschaft vor Ort zu installieren und ein zweites Back-up redundant verschlüsselt in einer Cloud vorzuhalten. Höhere einmalige Anschaffungskosten und geringe laufende Kosten der gewählten In-House-Lösung wurden den primär höheren laufenden Kosten einer reinen Cloud-Lösung gegenübergestellt und die für die Stadt auch haushalterisch wirtschaftlichste Variante gewählt.

Im ersten Schritt wurde ein vollständig neues Datennetz, welches zukunftsfähige Übertragungsgeschwindigkeiten ermöglicht und jeden Teil des Rathauses direkt mit dem Serverraum vernetzt, installiert. Dazu gehört die Schaffung eines neuen klimatisierten Serverraumes, der den Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) genügt. Diese Arbeiten sind aktuell fast vollständig abgeschlossen. Im gesamten Rathaus gibt es jetzt rund 130 neue Netzwerkanschlüsse, die über rund 6000 m neue Kabelleitung mit dem neuen Serverraum verbunden sind. Zudem wurde innerhalb des Rathauses bereits eine Glasfaserverkabelung zu und vom Serverraum vorgenommen, um auch für einen zukünftigen Anschluss des Objektes mit Glasfaser vorbereitet zu sein.

Um Komplikationen oder Unterbrechungen der Arbeitsabläufe zu verhindern wurde entschieden, das neue Datennetz parallel zum alten zu installieren. Das alte Datennetz wird außer Betrieb genommen, wenn die neue Serverlandschaft mit den neuen Softwareanwendungen am neuen Datennetz vollumfänglich funktionsfähig ist. Selbstverständlich sind bei der Umsetzung dieses Projektschrittes aktuelle Brandschutzstandards beachtet worden. Soweit vereinzelt nach heutiger Bewertung brandschutztechnische Defizite an vorhandenen Anlagenteilen entdeckt werden, die aus den letzten Jahrzehnten her ruhen, werden diese ebenso kurzfristig innerhalb des Projektes mit beseitigt.

Im zweiten Schritt wird aktuell die für den neuen Serverraum erforderliche Netzwerktechnik (unter anderen Switche, Firewalls, Accsess-Points) als auch die Servertechnik (drei Server im Verbund, ein Backup-Server) und die dafür notwendige Software beschafft.

Mit Zulauf der vorgenannten Hard- und Software im Laufe des dritten Quartals kann deren Installation und die Migration des bisherigen Datenbestandes erfolgen.

Das vierte Quartal dieses Jahres soll genutzt werden, um über die dann bereits vorhandenen Standardanwendungen (Outlook, Word, Excel u. a.) hinaus verschiedene Fachanwendungen, hier ein Dokumentenmanagementsystem, ein neues Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesenprogramm, ein neues Geoinformationssystem zu installieren. Eine neue Datenplattform VOIS wird zudem die Grundlage der einzusetzenden Software im Einwohnermeldeamt, des Fundbüros, des Fischereiwesens, der Friedhofsverwaltung, für Ordnungswidrigkeiten und die Gebührenkasse sein. Zu guter Letzt wird ein neues Zeiterfassungs- und Abrechnungssystem für alle Mitarbeiter der Stadtverwaltung eingeführt werden, damit aus der Arbeitszeiterfassung heraus gleich die zahlreichen monatlichen Abrechnungsunterlagen möglichst automatisiert erstellt werden können.

Der Wechsel der großen Anzahl vorgenannter Fachanwendungen ist notwendig, da zum einen für viele Programme zwischenzeitlich wegen Überalterung der Support eingestellt ist bzw. wird und zum anderen mit den neuen Fachanwendungen die Voraussetzung zur Schaffung der digitalen Schnittstellen nach dem Onlinezugangsgesetz geschafft werden.

Und ja - gotisches Rathaus im Nord-Osten Thüringens und Digitalisierung gehen sehr wohl!